Est-ce que j’ai dit quelque chose de mal, ou est-ce que personne n’y prête attention ? Ce silence inconfortable que nous entendons dans bon nombre de nos réunions virtuelles ces jours-ci nous amène vraiment à nous interroger sur la valeur des réunions. Le passage au virtuel a-t-il créé des réunions plus efficaces, ou est-ce pire que jamais ?
Les réunions mal dirigées sont assurément aussi anciennes que les réunions elles-mêmes. Mais ce qui est nouveau, c’est que nous pouvons maintenant nous appuyer sur un corpus de recherches pour rendre nos réunions plus efficaces et plus productives.
Dans mon livre, The Surprising Science of Meetings : How You Can Lead Your Team to Peak Performance, je me suis efforcé de présenter cette recherche d’une manière très accessible, intéressante et, oserais-je dire, même amusante. Bref, nous savons maintenant comment rendre les réunions plus efficaces. Et il est temps d’agir !
Ce que dit la recherche sur les réunions
Les réunions prennent de plus en plus de notre temps. Selon les analyses d’Elise Keith, cofondatrice de la société de logiciels Lucid Meetings, chaque jour aux États-Unis, il y a environ 55 millions de réunions sur le lieu de travail. Comparez cela avec un article de 1976 Harvard Business Review d’Anthony Jay qui estimait qu’il y avait environ 11 millions de réunions par jour. Le temps que nous consacrons aux réunions a augmenté de 500 % sur une période d’environ 40 ans ! Et ce chiffre s’est bien aggravé depuis 2020 : le Microsoft Work Trend Index indique que le temps de réunion a plus que doublé depuis le début de la pandémie.
Les réunions coûtent cher. Xerox a estimé que le coût des réunions dans son organisation de 24 000 employés était de 100,4 millions de dollars par an. D’autres études ont suggéré que 15 % des budgets du personnel sont consacrés au temps consacré aux réunions. Les analyses d’Elise Keith ont estimé que le coût des réunions aux États-Unis est de 1,4 billions de dollars par an.
Les réunions peuvent avoir une mauvaise réputation. Il n’est pas surprenant que diverses enquêtes révèlent qu’un grand pourcentage de personnes interrogées trouvent que les réunions ne sont pas productives. Ou une perte de temps. Ou une occasion d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Mais il est intéressant de noter que lorsqu’on leur demande de décrire leur journée de travail idéale, la plupart des gens incluent les réunions dans le mélange. Que faut-il retenir de ce sac mélangé ? Je pense que c’est que même si les gens voient beaucoup de place à l’amélioration dans les réunions, ils reconnaissent également qu’elles sont finalement précieuses.
Comment avoir des réunions plus efficaces
La meilleure façon de remédier à ce que nous considérons comme l’inconvénient des réunions n’est pas de s’en débarrasser complètement. Après tout, les réunions sont un forum indispensable pour les activités essentielles telles que le travail d’équipe, le brainstorming, l’établissement d’un consensus et la communication d’informations importantes. Mais il existe de nombreuses façons d’avoir des réunions plus efficaces. Voici quelques conseils fondés sur des données probantes :
Ne vous réunissez pas pendant une heure simplement parce qu’Outlook vous suggère de le faire. Pourquoi programmons-nous par défaut des réunions par incréments de 30 minutes ou 1 heure ? D’une part, c’est à cause de notre outil de planification : Microsoft Outlook. Bien que le paramètre par défaut d’Outlook puisse faciliter la planification des réunions, il crée également certains problèmes. D’une part, cela nous amène souvent à planifier des réunions plus longues qu’elles ne devraient l’être. Ceci, à son tour, nous amène à remplir le temps restant avec des bavardages ou, pire encore, à trop réfléchir à des décisions.
Un autre problème se pose lorsque les réunions sont programmées l’une après l’autre (ou dans le cas de certaines personnes occupées, l’une après l’autre...), ne laissant pas le temps de faire des pauses aux toilettes, de manger un déjeuner rapide ou de passer d’une salle de réunion à l’autre. Ceci, à son tour, se traduit par des réunions qui commencent en retard, des participants qui arrivent en retard et beaucoup de temps perdu !
Vous n’avez pas besoin de commencer ou de terminer à l’heure ou à la demi-heure. Allez-y et planifiez une réunion de 25 ou 48 minutes et efforcez-vous de terminer plus tôt. En outre, vous pouvez modifier le paramètre par défaut dans Outlook pour mettre fin aux réunions planifiées plus tôt.
Déterminez qui a vraiment besoin d’être là. Pour augmenter la probabilité que tout le monde dans la salle participe activement et trouve que la réunion est une bonne utilisation du temps, gardez le nombre de participants aussi petit que nécessaire. La documentation sur les réunions et mes recherches ont déterminé que pour résoudre un problème ou prendre une décision, la taille de la réunion devrait être limitée à sept à huit personnes ou moins. Huit à trois participants sont faisables si le leader a des compétences exceptionnelles en matière d’animation. Pour la génération d’idées, l’établissement de l’ordre du jour et les réunions de groupe, moins de 15 personnes sont idéales.
Tirez le meilleur parti des réunions en réfléchissant davantage aux ordres du jour. On croit souvent à tort que les ordres du jour sont une nécessité pour une réunion réussie. Ce n’est pas le cas. Les recherches montrent que le simple fait d’avoir un ordre du jour n’équivaut pas à une réunion plus réussie.
Cela ne signifie pas pour autant que les ordres du jour ne sont pas importants. C’est le cas. Élaborez les ordres du jour de manière à mettre l’accent sur ce qui doit être accompli au cours de la réunion. Une approche que je recommande consiste à structurer l’ordre du jour sous la forme d’une liste de questions auxquelles il faut répondre pendant la réunion. Cela apporte à la fois de la clarté et une concentration laser à la discussion.
Ce n’est pas parce que vous dirigez la réunion que vous devez tout faire. Les recherches montrent que les animateurs de réunions ont tendance à considérer les réunions comme plus efficaces que les participants. Cela concorde avec une autre constatation : les personnes qui parlent le plus en réunion ont tendance à leur accorder une note plus élevée que les autres dans la salle (ou au téléphone). Après tout, c’est trop souvent l’animateur de la réunion qui prend la parole. (Indice : si vous pensez que vous parlez trop lorsque vous dirigez une réunion, c’est probablement le cas.)
Pour en revenir à la nécessité de rationaliser les réunions, tout le monde dans la salle devrait être là pour une raison. Une partie essentielle du rôle de l’animateur de la réunion est d’encourager la participation, d’obtenir des commentaires et de demander l’avis de ceux qui ne s’expriment pas facilement. Souvent, ce sont ceux qui rencontrent les spectateurs qui auront les meilleures idées ou idées. Et la recherche a démontré que le fait de demander l’avis d’autres personnes, même lorsqu’il n’y en a pas par la suite, engendre des sentiments de soutien, d’adhésion et un sentiment général d’inclusion.
« Réunion » n’est pas forcément synonyme de « assis ». Pour ceux d’entre nous qui sont en personne au bureau, cela pourrait être un énorme soulagement de sortir un peu des salles de conférence (éventuellement masquées). Les réunions en marchant peuvent être un changement de rythme bienvenu et offrir une chance de sortir du bureau.
La réunion en marchant est une réunion mobile pour deux ou trois personnes, et peut-être jusqu’à quatre. De nombreuses entreprises adoptent cette approche différente des réunions. Par exemple, les réunions en marchant sont un élément de base chez LinkedIn, où les gens tournent autour d’un chemin en boucle de 20 à 25 minutes dans leur siège social californien. Après l’adoption des réunions en marchant par Johnson & Johnson, un vice-président de l’entreprise a noté que « les gens ont ressenti une augmentation de l’énergie, une concentration accrue, une amélioration de l’engagement ».
Et si vous êtes à la maison ? Essayez de vous promener dans le quartier ou même de sauter sur le tapis roulant. Tant que vous êtes toujours concentré sur la réunion, vous pouvez gagner de l’énergie tout en continuant à collaborer.
Gardez à l’esprit que ces règles s’appliquent aussi bien aux réunions en personne qu’aux réunions virtuelles. Que vous vous regardiez à travers une table de salle de conférence ou devant une caméra vidéo, nous ne devrions pas montrer moins de respect pour le temps que nous passons loin du travail concentré. Faites donc en sorte que ce temps de réunion compte.
Avant de conclure, je tiens à saluer DDI. J’ai eu l’honneur absolu de travailler en partenariat avec eux pour créer un cours vraiment unique sur les réunions. Ce cours, Diriger des réunions : utiliser le temps de manière efficace, n’est pas un cours de réunion typique. Il fournit aux leaders des informations essentielles sur la science des réunions et des techniques pratiques pour stimuler l’intentionnalité, créer des ordres du jour percutants et tirer le meilleur parti du temps de chacun.
J’ai aussi beaucoup aimé faire un podcast avec DDI. Jetez un coup d’œil à mon épisode du podcast Leadership 480 pour apprendre à vous engager à des réunions plus efficaces !
En savoir plus sur le cours Diriger des réunions : utiliser le temps de manière efficace de DDI .
Le Dr Steven Rogelberg, psychologue organisationnel, détient le titre de professeur du chancelier de l’UNC Charlotte pour ses contributions remarquables à l’échelle nationale, internationale et interdisciplinaire. Son dernier livre, The Surprising Science of Meetings , a été reconnu par le Washington Post comme le « livre #1 sur le leadership à surveiller en 2019 », par le Business Insider comme « les 14 meilleurs livres que tout le monde lira en 2019 » et par SHRM comme « Top 10 des nouveaux livres préférés ». Lui et le livre ont été présentés sur CBS This Morning , Freakonomics et BBC World. Pour plus d’informations , rendez-vous sur Stevenrogelberg.com.
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