Le travail à distance et les réunions à distance sont là pour rester, sans aucun doute. C’est peut-être même la seule façon dont les réunions ont lieu ces jours-ci. Et les réunions virtuelles font certainement partie de notre « nouvelle normalité ». Mais comment pouvons-nous nous assurer que c’est du temps bien utilisé ? Quelles sont les meilleures pratiques pour animer des réunions à distance ?
Selon le Dr Steven Rogelberg, expert en réunions, le temps que nous consacrons aux réunions a augmenté de 500 % sur une période d’environ 40 ans. Certaines des conversations informelles que nous avions l’habitude d’avoir à côté de la machine à café se sont maintenant transformées en réunions officielles. On peut dire sans risque de se tromper que nous passons plus de temps que jamais en réunion.
Et maintenant que la plupart des réunions se déroulent à distance, car de nombreuses équipes sont entièrement à distance, de nouveaux défis rendent encore plus difficile l’efficacité des réunions. Les dirigeants qui gèrent des employés à distance sont également confrontés à de nouvelles difficultés lorsqu’il s’agit de diriger une communication entièrement virtuelle.
Quels sont les défis liés à la direction d’une équipe à distance ?
En tant que consultante en leadership, je passe beaucoup de temps à discuter avec les leaders des défis auxquels ils sont confrontés avec le leadership à distance. Ce que j’entends le plus, c’est : « Comment puis-je maintenir l’engagement de mon équipe à distance ? » Et « Comment puis-je maintenir une visibilité et un lien avec mon personnel à distance ? »
Si vous regardez ces questions, tout revient à la communication. Aujourd’hui, la communication se fait par le biais de canaux virtuels tels que Zoom, Teams, Google Meet, etc. Aujourd’hui, toutes les communications sont virtuelles, et une grande partie de la communication se fait lors de réunions.
Qu’est-ce qui ne va pas avec les réunions virtuelles aujourd’hui ?
Le plus gros problème avec les réunions à distance ? Combien il y en a ! Combien de temps avez-vous passé en réunion à distance cette semaine ? Probablement beaucoup trop.
Il est devenu si rapide et facile d’organiser une réunion virtuelle. Pourquoi? Il n’est pas nécessaire de réserver une salle de conférence, d’organiser un voyage, etc. Avec plus de réunions que nous n’en avons jamais eues dans le passé, nous devons commencer à nous demander : « Cette réunion est-elle vraiment nécessaire ? » Donc, avant d’organiser une réunion, demandez-vous : « Ai-je besoin de l’avis des autres ? Y a-t-il vraiment besoin d’en discuter ? Si votre réponse est « Oui ! », allez-y et organisez cette réunion.
Mais si vous pensez que la réunion consiste davantage à partager des informations ou à faire le point après qu’une décision a déjà été prise, vous devriez peut-être sauter la réunion et envoyer un e-mail à la place.
Qu’est-ce qui ne va pas avec les réunions virtuelles aujourd’hui ? Il est facile d’oublier l’aspect humain. En communiquant d’un écran à l’autre, il est plus facile d’oublier qu’il y a une personne physique à l’autre bout du fil. Comme vous le feriez dans un contexte de face-à-face, réfléchissez aux besoins personnels et pratiques que la personne pourrait avoir.
Prenez le temps de réfléchir aux éléments essentiels du leadership , comme faire preuve d’empathie, fournir du soutien et demander à vous impliquer. Et assurez-vous d’écouter et de répondre de manière authentique. Les gens ont toujours besoin de sentir que leurs points de vue sont entendus et valorisés. Ils ont besoin de savoir qu’ils ont été compris et respectés. C’est une vérité universelle, quel que soit le canal de communication.
Quelles sont les autres bonnes pratiques pour animer une réunion à distance ? Parlons de la taille de la réunion ci-dessous.
Combien de personnes doivent participer aux réunions virtuelles ?
Nous savons donc tous que nous devons réduire au minimum le nombre de participants aux réunions. Mais qu’est-ce que cela signifie pour les réunions virtuelles ?
Grâce à nos outils, il est très facile d’ajouter des personnes supplémentaires à une réunion. Cela peut se faire d’un simple clic. Cependant, comme pour une réunion en face à face, vous ne devriez pas demander à une personne de se joindre à votre réunion si vous ne cherchez pas à obtenir son avis.
L’idée est que pour chaque participant sélectionné, vous devriez vous demander : cette personne a-t-elle besoin d’être présente à la réunion ? Si une personne se contente d’écouter sans donner son avis ni poser de questions de clarification, envisagez d’enregistrer la réunion ou d’envoyer des notes de suivi à ces personnes.
Chaque participant à la réunion doit savoir pourquoi il est là et ce qu’on attend de lui. Des concepts tels que la « paresse sociale » s’appliquent toujours dans le monde virtuel. Et la règle qui consiste à limiter le nombre de participants au minimum pour avoir un maximum d’engagement s’applique également aux réunions virtuelles.
7 conseils pour une réunion virtuelle efficace
Quelles sont les meilleures pratiques pour animer des réunions à distance productives ? Voici mes meilleurs conseils :
1.Plantez le décor dès le début.
Clarifiez ce que vous attendez des gens. Par exemple, indiquez qui prendra des notes, quand les questions doivent être posées et ce que les participants doivent prévoir de partager.
2. Vérifiez la technologie à l’avance.
Cela peut sembler simple, mais cela peut être très frustrant pour vous en tant qu’animateur de réunion et pour les participants si la technologie ne fonctionne pas correctement, si les liens ne fonctionnent pas, si le partage de diapositives ne fonctionne pas, etc. Alors, essayez tout cela avant le début de la réunion pour être mis en place pour réussir et éviter la frustration.
3. Caméras allumées.
C’est le seul moyen d’obtenir certains de ces indices non verbaux essentiels des participants à la réunion. Cela aide également à réduire le multitâche.
4. Soyez conscient de votre propre humeur.
En tant qu’animateur de réunion, vous êtes un hôte, presque comme l’hôte d’une fête. Avez-vous déjà assisté à une fête où l’hôte est de mauvaise humeur ? Quel impact cela a-t-il eu sur vous ? Être de bonne humeur peut avoir un impact positif sur la façon dont les gens se sentent lors de votre réunion et sur la façon dont ils avancent dans le reste de leur journée.
5. Préparez un ordre du jour à l’avance.
Commencez par le point le plus important de l’ordre du jour et prévoyez un peu de temps de questions-réponses à la fin. Envoyez également l’ordre du jour de la réunion quelques jours à l’avance pour voir si d’autres personnes ont des points à ajouter. Ne laissez pas cette étape importante vous échapper lors d’une réunion d’équipe virtuelle.
6. Utilisez les fonctionnalités techniques disponibles.
Quelle que soit la plateforme que vous choisissez, utilisez les fonctionnalités et les outils de collaboration à distance disponibles pour offrir de la variété. Par exemple, utilisez un tableau blanc virtuel pour le brainstorming. Cela aide également à maintenir le niveau d’engagement élevé après de longues périodes de conversation.
7. Envisagez des types de réunions non conventionnels.
Même dans le monde virtuel, vous pouvez utiliser des types de réunions plus créatifs. Demandez aux gens de se lever pour une courte réunion ou d’avoir une réunion en marchant, ce qui est particulièrement bon pour le brainstorming.
Comment être inclusif lors d’une réunion à distance
Lorsque ma collègue basée aux États-Unis m’a dit qu’elle ne s’était jamais sentie aussi incluse dans l’équipe européenne depuis que nous étions tous passés à des réunions virtuelles, mon cœur a sauté un battement. Est-il possible que les réunions virtuelles soient plus inclusives que les réunions en face à face ?
Comment les réunions virtuelles sont-elles inclusives ?
- Peu importe d’où vous appelez. Nous appelons tous d’ailleurs, de nos propres ordinateurs portables. L’emplacement n’a plus autant d’importance maintenant.
- Personne n’a « sa place habituelle » à la table. Nous avons tous le même « siège », qui se trouve dans la liste des participants à distance.
- Nous avons tous la même possibilité de nous exprimer et d’utiliser la fonction « lever la main ».
Et voici comment, en tant qu’animateur de réunion, vous pouvez être plus inclusif lors des réunions virtuelles :
- Soyez conscient des participants qui ne se sont pas exprimés. Lorsque quelqu’un dit quelque chose qui, selon vous, n’a peut-être pas été compris par tous, vous pouvez le reformuler et vérifier la compréhension pour vous assurer que tous sont sur la même longueur d’onde. Ou appelez des personnes qui ont été plus silencieuses et demandez-leur ce qu’elles en pensent.
- Présentez des personnes qui ne se sont jamais rencontrées auparavant. Aidez vos collègues et les membres de votre équipe à distance à faire sentir leur présence lors de la visioconférence.
La conclusion? Il n’y a pas de mal à demander des commentaires sur la façon dont les gens se sentent inclusifs dans vos réunions. Il est également bon de vous demander si votre style de leadership fonctionne pour que tout le monde se sente inclus.
Ce qu’il y a de bien avec les réunions à distance
Les réunions à distance ne sont-elles qu’un mal nécessaire que nous devons accepter jusqu’à ce que le présentiel soit à nouveau autorisé ? Certainement pas. Je suis sûr que les réunions à distance sont là pour rester. Donc, pour ceux qui ne les ont pas encore pleinement adoptées, permettez-moi d’énumérer quelques avantages des réunions virtuelles. (Notez que ces avantages vont au-delà du fait que vous pouvez les avoir en étant assis en pyjama !)
1. Les réunions virtuelles vous permettent de travailler plus étroitement avec des personnes situées dans des lieux ou des fuseaux horaires différents avec lesquelles vous auriez été beaucoup moins en contact autrement.
2. Les réunions virtuelles sont rentables car il n’y a pas de déplacement.
3. Ils vous donnent une chance d’avoir un aperçu de la vie des gens que vous n’auriez jamais eu autrement. Vous pourriez rencontrer les enfants et les animaux de compagnie de vos employés et en apprendre beaucoup plus sur leur situation personnelle.
Comment commencer à animer de meilleures réunions virtuelles
Aujourd’hui, nous passons plus de temps que jamais dans des réunions virtuelles. Et tout aussi souvent, nous entendons dire que le manque de temps est le principal obstacle qui nous empêche de relever de nouveaux défis, d’étendre nos expériences et de réaliser de nouveaux projets.
En tant qu’animateur de réunion, prenez votre rôle au sérieux. Vous travaillez avec un bien précieux : le temps des autres. Utilisez donc ces bonnes pratiques pour animer des réunions à distance. Assurez-vous de n’inclure dans les réunions que des personnes qui devraient vraiment être présentes.
Établissez et suivez un ordre du jour pour aider vos réunions virtuelles à rester sur la bonne voie. Et gardez à l’esprit le principe de Pareto : lorsque tout a été couvert, mettez fin à la réunion plus tôt. Il n’est pas nécessaire de remplir le temps. Offrez aux gens le cadeau du temps en retour.
Un autre bon point de départ est votre propre calendrier. Regardez les réunions auxquelles vous participez et demandez-vous : Ai-je besoin d’être là ? Si ce n’est pas le cas, informez l’organisateur que vous n’avez pas besoin d’être présent et que vous souhaitez une mise à jour après la réunion. Remettez en question les styles de réunion en ligne actuels et le statu quo pour les réunions au sein de votre entreprise.
Dans la dernière étude de DDI, Global Leadership Forecast 2021, les leaders nous ont dit que leur compétence la plus faible était de loin la direction d’équipes à distance. Un leader sur quatre déclare qu’il n’est pas efficace pour diriger virtuellement, soit le double du taux de toute autre compétence de leadership. Et qu’est-ce qui est au cœur de la direction d’équipes ? Communication, par le biais d’appels et de réunions virtuels. Améliorer les réunions virtuelles est un excellent point de départ pour améliorer la direction virtuelle.
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Greta Permann est consultante en leadership chez DDI. Lorsqu’elle n’est pas occupée à dispenser des formations virtuelles en leadership, vous la trouverez très probablement dans l’un des parcs de Londres en train de jouer avec son petit garçon.
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