Si tirer le meilleur parti de votre équipe est une priorité absolue, alors vous pourriez dire que l’une des compétences de leadership les plus importantes est la délégation efficace.
Je travaille et coache de nouveaux leaders depuis près de 20 ans. Encore et encore, le plus grand défi pour un nouveau leader est de détourner son attention de son propre travail pour se concentrer sur les efforts, l’énergie, l’engagement et la productivité des membres de son équipe.
En effet, l’une des principales raisons pour lesquelles les employés quittent leur entreprise est qu’ils ne voient pas d’opportunités de développement professionnel. La faiblesse et la sous-délégation sont l’une des principales raisons pour lesquelles les employés n’ont pas ces possibilités de développement.
Il y a plusieurs années, j’ai travaillé avec un leader nommé Keith qui était l’un des meilleurs délégants que j’aie jamais rencontrés. Il a dirigé une équipe de gestionnaires qui ont géré collectivement des centaines d’entrepreneurs qui étaient sur place pour l’arrêt de maintenance planifié annuel. Déléguer était une question de nécessité pour Keith. Il y avait tout simplement trop d’activités pour qu’il puisse s’impliquer personnellement dans tout cela.
Dans la gestion de sa charge de travail, il se posait deux questions :
- Si quelqu’un d’autre peut et doit faire cette tâche importante, quels obstacles dois-je éliminer pour qu’il puisse le faire ?
- Suis-je réticent à déléguer des responsabilités en raison de mon propre attachement émotionnel ou en raison d’une prudence commerciale judicieuse ?
Keith était un leader pondéré qui avait généralement la bonne réponse à ces questions. Son processus de délégation sans ego était basé sur la confiance et il se surprenait rarement lui-même ou un employé hors de leur profondeur.
Qu’est-ce qui empêche les leaders de déléguer ?
Alors pourquoi tous les leaders ne travaillent-ils pas aussi efficacement que Keith ? La réponse est à la fois simple et complexe. De nombreux nouveaux leaders n’ont pas d’attentes claires quant au travail qu’ils devraient faire. Ils ne savent pas non plus quel travail doit être délégué.
En l’absence d’attentes claires, toute entreprise très performante fera ce qu’elle pense créer de la valeur. Ils reviennent souvent à ce qu’ils savent générer un retour immédiat sur leur investissement en temps et en énergie, en faisant le travail eux-mêmes. Les nouveaux leaders n’identifient pas naturellement les occasions de déléguer des responsabilités aux membres de l’équipe.
Les leaders expérimentés peuvent mieux comprendre ce que l’on attend d’eux, mais peuvent être réticents à déléguer parce qu’ils aiment faire le travail et contrôler le résultat. Il se peut aussi qu’ils n’aient pas confiance dans le fait que leur équipe possède les compétences, les connaissances ou la capacité de bien faire le travail.
J’ai également travaillé avec des leaders qui ont peur de perdre leurs compétences techniques et de devenir inutiles en tant que leader. Cette préoccupation peut sembler étrange, mais elle peut représenter un risque pour les leaders qui sous-estiment l’importance d’un leadership fort.
Une délégation efficace met non seulement votre équipe sur la voie du succès, mais vous permet également de vous concentrer sur un travail de leadership gratifiant et de grande valeur.
Explorons quatre erreurs courantes en matière de délégation et décrivons ce que les nouveaux leaders peuvent faire à la place :
Erreur de délégation #1 : la microgestion du travail délégué
L’erreur de délégation la plus courante commise par les nouveaux leaders est probablement de rester plus impliqué que nécessaire dans une tâche déléguée. De nombreuses personnes sont promues à des postes de direction en raison de leurs solides contributions individuelles. Si les nouveaux leaders ne lâchent pas une partie du contrôle, ils risquent de devenir un micromanager, ce qui peut frustrer à la fois le leader et le membre de l’équipe.
Les grands leaders trouvent un équilibre en ayant une conversation pour négocier le niveau de soutien et de supervision dont les employés ont besoin. Après avoir assigné une tâche déléguée, demandez au membre de votre équipe de vous expliquer les prochaines étapes. Comment vont-ils commencer ? Comment se sentent-ils face à cette nouvelle tâche ? Quand devriez-vous vous revoir pour faire le suivi et partager les progrès réalisés ?
Si leurs réponses à ces questions sont préoccupantes, vous devrez peut-être offrir une surveillance accrue. Si l’employé est à l’aise et adopte une approche saine, vous pouvez lui donner plus d’autonomie dans la tâche.
Concentrez-vous sur la délégation de la responsabilité du résultat plutôt que sur le détail du processus sur la façon dont le travail doit être effectué. Grâce à cette approche, vous obtiendrez une plus grande adhésion et responsabiliser les employés.
Erreur de délégation #2 : Se décharger du travail sur un membre de l’équipe
Il y a des années, j’ai travaillé avec Richard, un directeur des opérations expérimenté qui avait la terrible habitude de se débarrasser du travail. Son gabarit de six pieds neuf pouces et son style de leadership pragmatique signifiaient qu’il ne semblait pas toujours très accessible.
L’approche de Richard en matière de délégation consistait à annoncer une liste de tâches lors de la réunion hebdomadaire de l’équipe et à chercher des bénévoles dans la salle. Une fois que les membres de l’équipe se sont portés volontaires, il disait quelque chose comme : « Allez parler au marketing. Ils vous aideront à démarrer. Ou « Je vais vous transférer l’e-mail. Tout est là-dedans.
Que manquait-il ? Eh bien, à peu près tous les éléments essentiels pour une expérience de délégation réussie.
Les tâches déléguées n’avaient pas d’attentes claires quant à ce à quoi devrait ressembler le succès, pas d’échéancier pour établir la responsabilité et pas de suivi ou de coaching pour s’assurer que tout se passait bien. Richard se décrit lui-même comme un leader « non interventionniste », ce qui peut être efficace avec une équipe hautement qualifiée et expérimentée, mais dans la plupart des autres circonstances, les employés ont besoin de plus de conseils.
Assumer une nouvelle responsabilité ou une nouvelle tâche pour la première fois s’accompagne souvent d’une certaine hésitation. Un gestionnaire efficace doit s’attaquer à ce problème lorsqu’il délègue la tâche. Les meilleures pratiques exigent des leaders qu’ils décrivent clairement ce qui doit être fait pour répondre aux attentes, voire les dépasser.
Assurez-vous que les membres de l’équipe savent ce qu’ils ont besoin de savoir, comment le trouver et qui peut les aider. Assurez-vous qu’ils disposent de tout le contexte nécessaire à leur réussite. Étant donné que certaines de ces connaissances peuvent être nouvelles, les gestionnaires doivent également préciser que tout a du sens et répondre à toutes les questions.
Erreur de délégation #3 : Déléguer les mauvaises tâches
C’est dans la nature humaine d’éviter de faire des choses qui nous mettent mal à l’aise. Mais ce n’est pas une raison appropriée pour déléguer ces tâches. De plus, les leaders ne devraient jamais déléguer leurs responsabilités de leadership, y compris des activités telles que les évaluations de performance, les discussions disciplinaires, les tâches que vous êtes responsable de gérer vous-même et les responsabilités impliquant des informations sensibles ou confidentielles. En cas de doute, consultez votre gestionnaire lorsque vous déléguez des tâches et des responsabilités stratégiques ou de haut niveau.
En dehors de vos tâches principales de leadership, vous pouvez déléguer la plupart de vos autres responsabilités. La sous-délégation est un problème plus courant que la sur-délégation.
Les meilleures tâches et responsabilités à déléguer sont celles qui reviennent régulièrement. Lorsque vous déléguez ces projets, vous pouvez établir des paramètres de réussite dès le départ et vous retirer de l’exécution quotidienne.
Erreur de délégation #4 : Dépendance excessive à l’égard des employés superstars
En tant que leader, il est important de vous demander : « Pourquoi est-ce que je délègue cette tâche ou cette responsabilité ? » La réponse ne devrait pas être « parce que je n’aime pas cette tâche fastidieuse ».
La délégation doit fonctionner à la fois pour le leader et pour l’employé. La bonne personne pour une tâche peut être celle qui peut l’accomplir immédiatement. Ou il pourrait s’agir de la personne qui pourrait bénéficier de la nouvelle expérience et du développement professionnel.
Il peut être plus facile de déléguer à un employé superstar qui est très compétent et motivé. Mais au fil du temps, la délégation fréquente à des superstars peut entraîner une surcharge de travail et ne pas préparer le reste de votre équipe à accepter de nouvelles missions ou des missions étendues. Pensez à vous appuyer sur votre superstar lorsque la situation est vraiment urgente et que les conséquences d’un échec sont élevées, mais pas pour la majorité des tâches déléguées.
Les leaders d’équipes moins expérimentées choisissent souvent de faire le travail eux-mêmes au lieu de réserver du temps pour encadrer correctement les membres de leur équipe afin qu’ils développent leurs compétences. Mais grâce à un coaching initial et à des suivis réguliers, les employés peuvent gagner en confiance et les leaders peuvent être sûrs que les tâches ne déraperont pas.
Les dirigeants disposant de membres d’équipe hautement compétents et expérimentés peuvent avoir besoin d’une solution pour maintenir l’engagement des employés au travail. Dans ces situations, déléguer de nouvelles tâches et responsabilités à des employés superstars peut être motivant.
Posez-vous ces questions pour vous aider à déléguer le travail
Les meilleurs leaders n’ont pas nécessairement toutes les réponses, mais ils posent les bonnes questions. Pensez à votre équipe et essayez de répondre à ces questions :
- Qu’est-ce qui intéresse les membres de votre équipe ?
- Les membres de votre équipe ont-ils la capacité d’effectuer de nouvelles missions ?
- Pouvez-vous aider les membres de l’équipe à déléguer ou à se décharger d’un travail qu’ils n’aiment pas pour se charger d’un travail plus intéressant ou épanouissant ?
- Quels sont les objectifs professionnels des membres de votre équipe et les affectations déléguées pourraient-elles les aider à atteindre ces objectifs ?
J’ai récemment consulté une entreprise qui exigeait des employés qu’ils identifient une partie de leur travail qu’ils voulaient arrêter de faire et une nouvelle responsabilité qu’ils voulaient assumer dans le cadre de leur évaluation annuelle du rendement. Grâce à cet exercice novateur et équitable visant à recueillir des commentaires sur les responsabilités, l’entreprise a priorisé la réaffectation du travail pour répondre aux besoins des employés.
Une délégation efficace assure le succès des équipes
En gardant tout cela à l’esprit, vous pourriez avoir l’impression que la délégation demande plus d’efforts qu’elle n’en vaut la peine. Cependant, les meilleurs leaders concentrent leur attention sur le fait de tirer le meilleur parti des membres de leur équipe.
Une délégation efficace, soigneusement planifiée et soutenue par le coaching, mobilisera et renforcera les compétences et les capacités. C’est une stratégie essentielle pour construire et développer votre équipe.
Pour en savoir plus sur la façon d’être un bon gestionnaire, consultez notre blog : Conseils pour les nouveaux leaders
Matthew Page-Hanify est consultant principal chez DDI. Il est également mari, père de trois adolescents et artiste à l’occasion.
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