Comment déléguer le travail et pourquoi c’est important pour les leaders

Les meilleurs leaders sont passés maîtres dans l’art de déléger. Pourquoi? Ils savent comment donner à leurs équipes les moyens de travailler. Mais il ne s’agit pas seulement de faire avancer le travail ou de savoir comment répartir les tâches de la meilleure façon. Il s’agit également de créer un environnement où les employés sont fiers de leur travail et peuvent se l’approprier. Ce sont les éléments essentiels pour apprendre à déléguer efficacement le travail.

Mais qu’est-ce que déléguer et pourquoi les dirigeants devraient-ils le faire ? Qu’est-ce qui peut empêcher les leaders de déléguer ? Et que peuvent faire les entreprises pour apprendre à leurs leaders à mieux déléguer ? Nous aborderons ces questions et bien d’autres dans cet article.

Qu’est-ce que déléguer ?

En bref, déléguer, c’est attribuer le bon travail aux bonnes personnes. La façon de déléguer le travail consiste à la fois à partager une tâche et des responsabilités décisionnelles afin d’accroître l’engagement des autres, d’accélérer les résultats et de renforcer les capacités.

Le style de leadership délégué, qui est l’un des quatre styles de leadership couverts par le modèle de leadership situationnel, consiste à ce que les gestionnaires partagent l’autorité et la responsabilité avec leurs employés.

Qu’est-ce qui empêche les leaders de déléguer ?

Il peut sembler que cette question a une réponse évidente : les leaders ne peuvent pas faire tout le travail eux-mêmes. C’est pourquoi ils ont une équipe pour le compléter.

Cependant, de nombreux leaders sont réticents à déléguer, surtout s’ils sont nouveaux dans leur rôle. Ce qui empêche les leaders de déléguer peut être toute une série de choses. Dans certains cas, ils peuvent diriger une équipe de personnes qui étaient auparavant leurs pairs, et ils se sentent mal à l’aise de dire à leurs amis quoi faire.

Dans d’autres cas, ils peuvent simplement être habitués à être le bourreau de travail de l’équipe. De nombreux leaders sont promus à leurs postes parce qu’ils sont très performants. Ils sont prêts à accepter n’importe quel travail et aident toujours un membre de l’équipe. En conséquence, ils ont l’impression de se soustraire à leurs responsabilités en confiant le travail à quelqu’un d’autre.

Ils peuvent aussi tout simplement ne pas faire confiance à leur équipe. Les leaders les plus performants peuvent parfois être perfectionnistes et avoir du mal à abandonner les tâches au niveau opérationnel pour se concentrer sur la vision d’ensemble. Étonnamment, il s’agit d’une pierre d’achoppement commune à tous les niveaux, des nouveaux managers aux cadres supérieurs.

Les leaders peuvent avoir du mal à gérer la vulnérabilité parce qu’ils veulent paraître parfaits, mais les recherches de DDI montrent que la vulnérabilité renforce la confiance. Les leaders doivent déléguer à leurs équipes, même s’ils ne connaissent pas toutes les réponses.

Le coût de la non-délégation

La réticence des dirigeants à déléguer a un coût élevé. Au fur et à mesure que les leaders assument plus de travail, ils sont dépassés et stressés. Ils peuvent même s’épuiser complètement et démissionner. La dernière étude Global Leadership Forecast 2023 de DDI le confirme, puisque 70 % des dirigeants interrogés âgés de moins de 35 ans déclarent se sentir épuisés à la fin de chaque journée, avec des taux encore plus élevés chez les femmes et les minorités.

Dans le même temps, leur équipe est probablement aussi frustrée. Ils ont l’impression de ne pas contribuer suffisamment, et ils n’ont pas non plus l’autorité nécessaire pour faire leur travail comme ils l’entendent. Ils finiront probablement par se désengager ou commenceront à peaufiner leur CV pour un autre poste.

Comment les leaders peuvent-ils responsabiliser les autres grâce à la délégation ?

Les leaders qui savent déléguer efficacement voient au-delà de la simple exécution d’une tâche. Ils donnent aux autres les moyens de grandir, d’apprendre et de donner le meilleur d’eux-mêmes. Et il y a des résultats positifs majeurs :

• Les membres de l’équipe sont plus créatifs et ont 3,9 fois plus de chances de produire des résultats innovants/créatifs.
• Les membres de l’équipe prennent plus d’initiatives et sont 4,2 fois plus susceptibles d’aller au-delà de leur description de poste.
• Les membres de l’équipe sont plus performants et sont 2,2 fois plus susceptibles d’être considérés comme très performants.
• L’équipe a des normes plus élevées et est 1,9 fois plus susceptible d’avoir des normes de performance élevées.

Les employés se sentent souvent plus satisfaits de leur rôle lorsqu’ils ont plus d’autorité, ce qui signifie qu’ils seront moins susceptibles de partir. La plupart des employés s’épanouissent dans un environnement où ils ont plus de liberté pour s’épanouir. Ce type d’environnement peut les propulser vers une évolution de carrière plus rapide, ce qui peut également être très satisfaisant.

Bien sûr, il y a un risque que les leaders délèguent trop. Comment pouvez-vous dire que vous déléguez trop ? Vous pourriez voir une équipe épuisée et confuse qui peut repousser le travail assigné. Vous remarquerez également que les gens ne respectent pas les délais pour terminer leur travail. Ou ils peuvent avoir tellement de questions sur leurs projets qu’ils s’arrêtent et manquent de motivation pour terminer. Si les leaders commencent à voir l’un de ces signes apparaître, ils doivent parler de leurs préoccupations à leur équipe et envisager de réaffecter des projets ou d’obtenir plus de ressources.

Quand les dirigeants doivent-ils déléguer ?

Un élément important d’une délégation efficace consiste à comprendre quand le faire. Par exemple, un bon leader sait quand déléguer des tâches à un employé de l’équipe qui, selon lui, pourrait avoir besoin d’un regain de confiance. Et un meilleur leader sait déléguer pour saisir les opportunités. Mais qu’est-ce que cela signifie ?

Plutôt que de toujours confier des projets importants au même ensemble de superstars, le chef d’équipe donne à tous les membres de l’équipe une chance d’effectuer régulièrement des tâches plus difficiles. Le leader réfléchit beaucoup aux personnes qui reçoivent des opportunités. Ils pensent toujours aux capacités, aux besoins de développement, aux motivations et à la disponibilité de chaque membre du personnel lorsqu’il s’agit d’attribuer des tâches.

Les leaders doivent également réfléchir à ce qu’il ne faut pas déléguer. Par exemple, ils ne doivent jamais déléguer des éléments liés aux tâches essentielles d’un leader, comme les décisions de rémunération ou les décisions de performance. Ils ne doivent pas non plus déléguer quoi que ce soit que les réglementations légales ou commerciales ne leur permettent pas de faire.

Mais cela laisse encore beaucoup de zones grises. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser lorsque vous décidez de déléguer ou non une tâche.

Ce qu’il faut prendre en compte avant de déléguer le travail

La délégation doit aller au-delà de la simple attribution d’une tâche. Cela doit être fait de manière réfléchie, avec le bon équilibre d’orientation de la part du leader.

Voici ce qu’il faut prendre en compte avant de déléguer le travail :

1. Quel est le résultat souhaité ? À quoi ressemblera la tâche terminée ? Comment jugerez-vous s’il est bien terminé ou non ?
2. Quelle est l’importance de la tâche ? Quelle est l’importance de cette tâche assignée à l’équipe ? Quelle est l’importance de cette tâche assignée à l’entreprise ?
3. Déléguez-vous l’autorité de façon appropriée ? Quelles décisions clés devront être prises au cours du projet ? La personne ou l’équipe aura-t-elle le pouvoir de prendre des décisions cruciales ?
4. À qui devez-vous déléguer le travail ? Qui a les compétences nécessaires pour mener à bien ce travail ? Qui a la motivation ? Y a-t-il quelqu’un qui pourrait être intéressé par le travail que vous n’avez pas envisagé auparavant ? Quels sont les avantages pour la personne qui accomplit cette tâche déléguée ?
5. Quelle est la méthode de partage du travail ? Y aura-t-il une réunion pour générer des idées ou pour définir davantage la tâche avec la personne ? Qu’est-ce que le processus de délégation ? Des attentes claires ont-elles été données ?
6. Comment allez-vous évaluer les résultats des tâches que vous avez déléguées ? Comment allez-vous donner votre avis en cours de route ? Comment allez-vous vous assurer que les critères de réussite sont clairs ?

Si le leader a du mal à répondre à ces questions, il doit réévaluer si la tâche doit réellement être déléguée.

Comment les leaders peuvent-ils responsabiliser les employés ?

Bien que nous ayons déjà discuté des avantages de l’autonomisation du leadership, comment un bon leader peut-il responsabiliser les employés ? Eh bien, l’une d’entre elles consiste à déléguer efficacement les tâches. Mais les leaders doivent aussi toujours faire preuve de respect envers les employés et garder les lignes de communication ouvertes.

Lorsque les gens se sentent écoutés, valorisés et compris, ils sont également plus susceptibles de se sentir engagés et habilités à faire du bon travail, même si cela signifie faire quelques erreurs en cours de route. Les leaders qui réussissent sont des maîtres délégateurs et des maîtres dans l’utilisation des principes clés pour une communication efficace.

Mais les leaders ne responsabiliseront les employés que s’ils sont en mesure de déléguer les bonnes tâches aux bonnes personnes. Qu’est-ce que cela signifie ? Eh bien, la tâche doit bien sûr responsabiliser, engager et encourager la personne à se développer. Mais la tâche ne peut pas être trop difficile et la personne se sent dépassée et craintive à ce sujet, car elle risque alors de ne pas l’accomplir.

Un gestionnaire efficace peut faire correspondre les capacités et la motivation d’une personne à la tâche appropriée. Et ce travail partagé doit également être équilibré avec la bonne quantité de propriété et de pouvoir de décision afin qu’il y ait de la place pour que la personne grandisse et fasse quelques erreurs sans perdre son élan.

Ce que les leaders font de mal lorsqu’ils délèguent

De nombreux dirigeants ont les meilleures intentions lorsqu’il s’agit d’être un délégant efficace, mais ils sont freinés par eux-mêmes et par des compétences de délégation inférieures à la moyenne. Voici ce que les leaders font de mal lorsqu’ils délèguent une tâche. Et voici quelques façons dont ils peuvent apprendre à mieux déléguer et à constituer une équipe d’employés autonomes :

1. Les leaders n’expriment pas leur confiance et ne responsabilisent pas leurs employés. Au lieu de cela, en renforçant leurs employés et en utilisant l’estime pour clore les conversations de délégation, les gestionnaires peuvent renforcer la confiance en leurs employés.

2. Les leaders n’établissent pas de plan pour surveiller et s’assurer que les progrès sont réalisés. Surtout pour les tâches plus compliquées, les leaders ne peuvent pas envoyer les gens d’eux-mêmes sans aucune direction et s’attendre à ce que les tâches soient accomplies. Les leaders doivent avoir une conversation avec la personne, au cours de laquelle les deux parties discutent et s’entendent sur un plan de suivi pour s’assurer que des progrès sont réalisés.

3. Les leaders ne délèguent que les tâches administratives, se laissant les tâches plus stratégiques ou de niveau supérieur. Les membres de l’équipe veulent et ont besoin d’être mis au défi de grandir et de se sentir satisfaits de leur travail. Les dirigeants doivent donner des chances égales à tous leurs employés subordonnés de s’attaquer à des tâches de plus haut niveau afin d’acquérir de nouvelles compétences. Les leaders doivent également leur fournir un soutien pour les aider à accomplir les tâches.

La conclusion? Même s’il peut être difficile de déléguer correctement, ne pas déléguer du tout risque de constituer une équipe d’employés insatisfaits, ce qui représente un risque énorme de rétention . Embaucher des leaders qui ne savent pas comment déléguer le travail est également un risque énorme.

Le lien entre délégation et propriété

En fin de compte, un leader efficace est également capable de permettre aux employés de se sentir responsables de leur travail. Mais qu’est-ce que la propriété et qu’est-ce que cela a à voir avec la délégation ? On parle de propriété lorsqu’un individu est responsable non seulement de l’exécution de la tâche, mais aussi de la réflexion qui la sous-tend. Alors, comment les leaders peuvent-ils aider leurs employés à s’approprier les tâches déléguées ? Voici trois façons de procéder :

• Les leaders doivent encourager les membres de l’équipe à identifier le soutien dont ils auront besoin pour accomplir les tâches dès le départ.
• Les leaders ne doivent jamais supposer que la personne connaît la meilleure approche pour accomplir la tâche. Les leaders ont la responsabilité de créer un environnement où les employés ont l’impression qu’ils peuvent poser des questions sur les tâches déléguées sans se sentir gênés ou inadéquats.
• Les leaders ne devraient jamais reprendre la responsabilité après avoir délégué une tâche. Ils doivent permettre à l’employé d’accomplir la tâche, afin qu’il puisse commencer à prendre confiance, même s’il faut un peu plus de temps à la personne pour l’accomplir. Cet apprentissage en cours de route est tellement précieux pour les employés !

4 Considérations de mise en garde concernant la délégation

Il y a aussi quelques précautions à prendre en compte lorsqu’il s’agit de déléguer des responsabilités. Même un gestionnaire ayant des compétences élevées en matière de délégation peut rencontrer des difficultés au cours du processus de délégation. Mais cela ne signifie pas que la délégation ne devrait pas avoir lieu du tout.

1. Vous n’aurez pas toujours un alignement parfait. Vous allez probablement faire des erreurs en ce qui concerne les tâches assignées. Les leaders doivent accepter de faire des erreurs, d’autant plus qu’il y a encore de l’apprentissage à faire. Après tout, les leaders en apprennent davantage sur les capacités de leur équipe.

2. Vous devrez peut-être développer, former et motiver les gens. Qui a dit que la délégation était facile ? Personne. Les gestionnaires vont devoir travailler pour enseigner aux gens, puis leur donner de nombreuses occasions de mettre en pratique ce qu’ils apprennent.

3. Les délégations vous mettent au défi, vous et les membres de votre équipe. Voir le point ci-dessus. Les défis doivent être relevés par les deux parties. Les membres de l’équipe ne doivent pas être les seuls à apprendre et à se développer.

4. Si tout le monde ne sort pas de sa zone de confort, c’est qu’un manager ne délègue pas assez de tâches. L’apprentissage se produit, ainsi que l’innovation, lorsque tous les membres de l’équipe (y compris les gestionnaires) ont des affectations étendues.

Comment les RH peuvent-elles former des leaders efficaces ?

Enfin, lorsqu’il s’agit d’améliorer les compétences en matière de délégation, il existe des moyens pour les équipes RH d’aider leurs dirigeants. Les équipes RH doivent rechercher des programmes et des cours de développement du leadership qui ont fait leurs preuves pour aider les gestionnaires à voir un changement de comportement positif au travail. Et lorsqu’ils posent des questions d’entrevue pour un poste de direction, les RH doivent réfléchir à la meilleure façon d’aller à la racine de l’expérience de délégation d’un candidat pour savoir s’il sait comment bien déléguer.

Mais en fin de compte, apprendre à lâcher prise et à déléguer des tâches est difficile. De nombreux leaders trouvent utile de changer leur état d’esprit. Plutôt que de se dire : « Mais je peux faire mieux », une délégation efficace peut permettre à un bon leader de constituer sa propre équipe composée des bons joueurs pour faire le meilleur travail possible.

Alors, comment pouvez-vous apprendre à vos leaders à bien déléguer le travail ? Jetez un coup d’œil aux cours de leadership de DDI sur la délégation.