Comment donner du feedback efficace sur le lieu de travail

Que pensez-vous du feedback ? Le mot « feedback » évoque-t-il des sentiments négatifs ? Peut-être avez-vous reçu des commentaires préjudiciables. Ou peut-être avez-vous du mal à partager des commentaires significatifs et efficaces sur le lieu de travail.

De nombreux leaders avec lesquels je travaille ont du mal à donner du feedback ; Ils l’évitent parce qu’ils ne savent pas comment il sera reçu. D’autres leaders avec lesquels je travaille fournissent du feedback comme un marteau ; Un coup direct, dur et brutal. Ils ne parviennent pas à réfléchir à l’impact de leurs mots et de leur style de communication sur l’autre personne.

Nous avons tous entendu le dicton « le feedback est un cadeau », et de nombreux employés apprécient de recevoir du feedback (en particulier des commentaires constructifs). Mais ces mêmes employés ont tendance à ne pas aimer donner du feedback (en particulier du feedback négatif). C’est une dynamique intéressante, n’est-ce pas ? Il semble que nous aimions recevoir des commentaires constructifs pour nous aider à nous améliorer, mais nous n’aimons pas partager des commentaires pour nous améliorer. D’après mon expérience, cette aversion à donner du feedback est basée sur le fait de ne pas savoir comment le faire efficacement.

Les conséquences d’une mauvaise expérience de feedback

Il m’a fallu beaucoup de temps pour réaliser que recevoir du feedback n’est pas forcément une expérience négative. L’expérience dépend de la façon dont le feedback est livré et de la relation entre les personnes qui donnent et reçoivent le feedback. Je me souviens d’une expérience de feedback qui m’a marqué pendant plus de 10 ans.

C’était au début de ma carrière, et j’avais une vingtaine d’années. Mon manager m’a dit que je ne serais pas prise au sérieux parce que j’avais l’air « trop jeune » et que cela allait limiter les opportunités dans mon rôle. Ces commentaires m’ont découragée et frustrée parce qu’il n’y avait pas grand-chose que je pouvais faire pour paraître plus âgée. Bien que j’aie effectivement envisagé d’obtenir des lunettes pour paraître plus matures.

Non seulement les commentaires de mon gestionnaire n’ont pas été utiles, mais ils ont également été transmis de manière insensible, ce qui a nui à mon estime de soi. Cela a brisé la relation que j’avais avec mon gestionnaire parce que je sentais que je ne serais pas considéré pour des opportunités en raison de mon âge et de mon apparence.

Les commentaires étaient axés sur moi et non sur mes comportements. Si mon gestionnaire avait été doté de meilleures compétences en matière de feedback, il aurait peut-être partagé avec moi des idées sur la façon dont je pourrais inspirer confiance et gagner la confiance de mes partenaires et collègues, même si je suis au début de ma carrière.

De nombreuses organisations ne disposent pas d’une solide culture du feedback pour développer ces compétences. Une amie m’a récemment dit que les leaders de son entreprise sont « nuls » lorsqu’il s’agit de donner du feedback. « Ils font des éloges comme « excellent travail » et pensent que c’est du feedback. Lorsque vous leur demandez des commentaires plus précis, ils évitent le contact visuel et ne peuvent pas donner d’exemples.

Si dire « excellent travail » ou souligner des caractéristiques personnelles n’est pas un bon feedback, alors qu’est-ce qu’un bon feedback ?

Qu’est-ce que cela signifie d’avoir un feedback efficace sur le lieu de travail ?

Donner du feedback est un moyen essentiel d’impliquer, d’encourager et de dynamiser les autres pour qu’ils obtiennent des résultats et améliorent leurs compétences. Vous pouvez utiliser un cadre pour fournir un feedback efficace sur le lieu de travail afin de vous assurer que votre feedback est pertinent, perspicace et percutant pour toutes les bonnes raisons. Un feedback efficace sur le lieu de travail est :

1. Intentionnel et bien préparé

Trop souvent, les gens me disent que les commentaires qu’ils ont reçus ne sont pas bien reçus. Les leaders m’ont également dit qu’ils ne se préparaient pas avant de partager des commentaires positifs ou de développement. Cela peut être une recette pour un désastre.

Planifiez à l’avance la façon dont vous donnerez votre avis et ce que vous direz. Vous devez également tenir compte du forum et du format que vous donnez à l’employé pour lui faire part de ses commentaires.

Lors de mon premier emploi professionnel, mon patron m’a envoyé un long courriel me réprimandant pour une erreur que j’avais commise et que j’avais copié à un collègue. J’étais gêné que mon collègue soit au courant de l’échange et que le format de l’e-mail ne facilite aucune conversation pour apprendre de mon erreur. Peu de temps après, j’ai quitté cette organisation.

Bien qu’il puisse être approprié de partager des commentaires positifs par e-mail et d’inclure d’autres personnes pour entendre la bonne nouvelle, il est préférable de transmettre le feedback sur le développement en face à face (en personne ou lors d’un appel vidéo avec la caméra allumée) sans aucun témoin.

2. Spécifique

Bien qu’il soit agréable que quelqu’un reconnaisse votre travail, dire « bon travail » ne suffit pas. Les déclarations d’éloges seules sont vagues et ne disent pas à quelqu’un exactement ce qu’il a fait de bien. Essayez d’associer des déclarations d’éloges à des détails afin que les employés sachent quels comportements répéter. Vous pouvez utiliser le format STAR ou STAR/AR pour fournir des commentaires spécifiques et vous assurer que vos commentaires sont clairs. Décrivez la situation ou la tâche (ST), les actions que la personne a entreprises en réponse à cette situation (A) et le résultat de ses actions (R).

Lorsque vous fournissez de la rétroaction sur le développement, fournissez le STAR, mais cherchez ou partagez également une autre action qu’ils auraient pu entreprendre et le résultat alternatif. Les formats STAR et STAR/AR garantissent que votre feedback est centré sur le comportement et non sur la personne.

Cette méthode de feedback est la preuve d’un état d’esprit de croissance plutôt que d’un état d’esprit fixe. Les leaders ayant un état d’esprit de croissance croient en la croissance et au développement personnels et professionnels et en la capacité d’apprendre de ses erreurs.

3. Tenir compte des besoins personnels et pratiques

Vos commentaires seront mieux reçus si vous êtes attentif aux émotions et à la façon dont vous communiquez les commentaires. Chacun d’entre nous a des besoins humains fondamentaux de se sentir valorisé et reconnu pour ses contributions et d’être écouté et compris.

Lorsque vous donnez un feedback positif et développemental, faites attention aux émotions exprimées par votre employé et répondez avec empathie. Le fait de ne pas remarquer ou reconnaître les émotions peut être un obstacle à la transmission efficace de la rétroaction et à l’établissement d’une relation de confiance avec votre employé. Lorsque vous donnez des commentaires qui critiquent et ne reconnaissent pas l’effort, vous pouvez nuire à l’estime. Vous devez également faire attention à votre ton et à vos expressions non verbales lorsque vous donnez votre avis.

De plus, vous devez veiller à répondre aux besoins pratiques d’un employé lorsque vous donnez du feedback. Le partage de commentaires positifs donne aux membres de l’équipe des informations exploitables sur ce qu’ils peuvent continuer à faire pour réussir dans leur travail. Le partage du feedback sur le développement offre aux membres de l’équipe des objectifs à atteindre, prouvant ainsi leur capacité à grandir et à apprendre.

4. En temps opportun

Fournissez des commentaires aussi proches que possible du moment où la performance se produit. Conserver le feedback pour des évaluations formelles des performances n’a pas le même impact que de le fournir dès que vous constatez un comportement. Conserver les commentaires pour les conversations formelles ne donne pas non plus à l’employé la possibilité d’apprendre, de grandir et de s’améliorer en cours de route.

L’efficacité de votre feedback dépend de nombreux facteurs : la confiance qui existe entre vous et l’autre personne, votre QE, l’ouverture du destinataire à recevoir du feedback, la nature du feedback et les mots que vous choisissez. Prenez le temps d’en tenir compte lorsque vous vous préparez à partager vos commentaires.

Comment demander l’avis de vos employés

Le feedback est essentiel pour tous les professionnels, en particulier pour les leaders. Les recherches approfondies de DDI ont révélé qu’un facteur clé de différenciation positive du leadership est la réceptivité aux commentaires.

Nous avons également constaté que plus vous demandez du feedback, plus vous avez tendance à être efficace en tant que leader. Il est donc non seulement essentiel pour les leaders de fournir du feedback, mais il est également essentiel de demander et d’être réceptif au feedback.

En encourageant les commentaires sur votre leadership, y compris de la part des équipes que vous dirigez, vous contribuez à créer un environnement où les gens sont plus à l’aise de donner des commentaires positifs et de suggérer des domaines à améliorer.

En tant que leader, vous pouvez recueillir des commentaires en :

• Planifiez des séances de feedback régulières avec vos subordonnés directs, vos pairs et votre leader. Posez des questions et cherchez des exemples.
• Cultiver des relations avec des personnes qui vous donneront des commentaires constructifs. Recherchez ceux qui sont à l’aise de donner leur avis et demandez-leur régulièrement leur point de vue. Par exemple, un de mes amis a développé ce qu’il appelle une « relation de rétroaction ouverte » avec un collègue de son organisation. Ils se réunissent chaque semaine pour partager leurs commentaires et leurs observations. Il a récemment réfléchi à l’aide que cette relation a apportée à sa croissance et à son développement.
• Demander un feedback à 360 degrés. Utilisez un outil tel que Leadership Mirror ® pour permettre aux personnes avec lesquelles vous travaillez en étroite collaboration de partager facilement des commentaires ouverts et spécifiques de manière anonyme.

Comment être réceptif aux commentaires que vous recevez

Vous devez non seulement demander du feedback, mais vous devez également faire preuve de réceptivité à ce feedback. Vous pouvez montrer votre réceptivité au feedback en acceptant le feedback et en agissant en conséquence.

La prochaine fois que vous recevrez des commentaires, essayez ces choses pour y être plus réceptif :

• Résistez à l’envie initiale d’être sur la défensive. Au lieu de cela, demandez-vous : « Ai-je besoin d’être félicité ou ai-je simplement besoin d’être le meilleur possible ? » Le fait d’être sur la défensive peut amener les autres à avoir peur de donner et de partager des commentaires.
• Donnez l’exemple des comportements que vous attendez des autres. Faites preuve d’ouverture d’esprit et soyez conscient de vos émotions et de vos expressions non verbales lorsque vous recevez de la rétroaction. Et si vous pensez que vous êtes conscient de vous-même, détrompez-vous ! La recherche nous dit que si 95 % des gens pensent qu’ils sont conscients d’eux-mêmes, seulement 10 à 15 % le sont vraiment !
• Dites aux autres comment vous avez réagi à leurs commentaires. Rien ne montre aux autres que vous appréciez et respectez leurs commentaires comme le fait d’agir en conséquence et de partager ce que vous faites pour vous améliorer. Cela vous aidera à continuer à cultiver une culture et des relations de feedback positives.

Pour en savoir plus, consultez notre blog, Pourquoi le feedback échoue.

Cecelia Zaris est consultante senior chez DDI et se passionne pour le coaching et le développement des leaders afin qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes. Elle est mère de deux jeunes garçons, alors lorsqu’elle n’est pas en train d’entraîner des leaders ou d’animer des programmes de développement du leadership, on peut la trouver en train de construire des Lego, de regarder un salto arrière après l’autre et d’arbitrer des matchs de lutte.