Ne sous-estimez pas l’importance de l’intégration. Un processus d’intégration efficace est essentiel au succès immédiat des nouveaux employés ainsi qu’au succès à long terme de l’ensemble de l’équipe. Un plan d’intégration bien pensé et le respect des meilleures pratiques d’intégration donneront aux nouveaux employés une excellente première impression et tous les outils dont ils ont besoin pour réussir au cours de leurs trois premiers mois dans le rôle (et au-delà). C’est aussi un moyen infaillible de retenir les meilleurs talents, d’autant plus que les entreprises sont toujours confrontées au risque de perdre des employés à fort potentiel.
L’importance de l’intégration : trois rôles de soutien pour mettre les nouvelles recrues sur la voie du succès
Il existe trois rôles de soutien qui peuvent aider un nouvel employé à s’acclimater à une nouvelle entreprise ou à un nouveau poste. Ces rôles comprennent leur leader, un copain et un mentor.
Le leader.
Le leader du nouvel employé est sa principale source de soutien. Les leaders doivent être prêts à guider les nouveaux employés tout au long du processus d’intégration, à les aider à s’acclimater au rôle et à l’organisation, à fournir des attentes et des commentaires clairs, et à s’assurer que leur expérience est accueillante et inclusive. En plus de discuter des attentes en matière de performance, les leaders devraient commencer à discuter immédiatement des objectifs de développement à court et à long terme avec les nouveaux membres de leur équipe et les aider à créer un plan pour atteindre ces objectifs.
Un copain.
Un binôme d’intégration est une personne qui peut rencontrer la nouvelle recrue tout au long de ses premières semaines ou de ses premiers mois pour lui fournir des conseils et l’aider à commencer à construire son réseau interne. L’idéal est de choisir un compagnon qui est un pair du nouvel employé et dont l’ancienneté est inférieure (un à trois ans), car il est plus susceptible de s’identifier au nouvel employé et de faire preuve d’empathie envers l’expérience d’être un nouvel employé. Un binôme doit avoir de solides compétences interpersonnelles, être désireux d’aider les autres et incarner les valeurs de l’organisation. Souvent, le « copain » d’un nouvel employé devient un collègue proche et un ami qui le soutient, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation. Réfléchissez donc davantage à l’affectation d’un nouveau membre de l’équipe, car il a tendance à soulager les nerfs associés à la transition vers un nouveau rôle.
Un mentor.
Un binôme peut jouer le rôle d’un mentor par les pairs, et c’est souvent le cas. Mais il peut être inestimable de mettre également les nouvelles recrues en contact avec un mentor plus formel qui peut établir des relations, fournir des conseils à long terme et partager un aperçu de ce qu’il faut pour réussir dans l’organisation et le secteur. Tenez compte des antécédents, de l’expérience, des objectifs, de la personnalité et de l’état de préparation des nouvelles recrues et des mentors potentiels pour vous assurer qu’ils sont bien adaptés. Alors que certains nouveaux employés sont prêts à avoir un mentor dès le début, d’autres peuvent être dépassés par le fait de commencer une relation avec un mentor trop tôt. Assurez-vous donc de considérer le moment approprié d’une nouvelle relation de mentorat.
Meilleures pratiques d’intégration : étape par étape
L’expérience d’intégration commence bien avant le premier jour d’un nouvel employé et, en moyenne, dure pendant les trois premiers mois. Vous trouverez ci-dessous les étapes clés et les meilleures pratiques à suivre pour que les dirigeants puissent s’assurer que leurs nouveaux employés se sentent accueillis, connectés et prêts à réussir.
Avant le premier jour
Dans les semaines qui précèdent la date d’entrée en fonction du nouvel employé, créez un plan d’intégration solide adapté au rôle, aux compétences et à l’expérience du nouvel employé. Incluez des objectifs d’apprentissage clairs pour les 30, 60 et 90 premiers jours de travail, ainsi qu’un plan pour aider le nouvel employé à entrer en contact avec ses pairs et les leaders de l’entreprise. Ajoutez-les à des réunions récurrentes appropriées et planifiez des réunions individuelles hebdomadaires pour rester en contact étroit avec le nouvel employé au cours de ses premiers mois. Une communication fréquente est le meilleur moyen de prendre le pouls de la façon dont les choses se passent et où ils pourraient avoir besoin d’une aide supplémentaire.
Faites monter l’excitation ! Partagez une annonce avec l’équipe actuelle et les autres membres de l’organisation pour les informer qu’un nouvel employé commencera bientôt et encouragez-les à nous souhaiter la bienvenue. Planifiez un appel avec le nouvel employé la semaine précédant sa date d’entrée en fonction pour lui faire savoir à quel point vous êtes enthousiaste à l’idée qu’il rejoigne l’équipe. Vous pouvez également utiliser ce temps pour passer en revue les instructions et les attentes du premier jour, y compris leur heure de début, l’horaire de la première semaine, le code vestimentaire de l’entreprise et les indications pour se rendre au bureau et/ou au stationnement, le cas échéant. Envoyez un e-mail de suivi afin qu’ils aient ces informations par écrit.
Planifiez leur date de début en passant en revue la technologie, l’équipement et les fournitures dont ils ont besoin pour commencer dès le premier jour. Il s’agit notamment de prendre des dispositions technologiques pour le travail à distance, d’installer l’équipement dans un espace de travail physique, d’accorder l’accès aux systèmes logiciels et aux comptes, et de tout ce qui est nécessaire pour s’assurer que le nouvel employé vit une expérience transparente lors de son premier jour. N’oubliez pas d’avoir du matériel promotionnel, des articles promotionnels de l’entreprise, des panneaux de bienvenue ou des cartes installés sur le bureau de l’employé ou envoyés à son bureau à domicile à l’avance !
Premier jour
Concentrez-vous sur l’accueil de votre nouveau membre de l’équipe et assurez-vous qu’il sait comment naviguer dans son nouvel espace de travail (virtuel ou sur place). Encouragez-les à s’engager dans l’organisation dès le premier jour. Leur premier jour devrait être l’occasion de rencontrer leur ami et d’avoir une réunion formelle avec leur gestionnaire pour examiner leur plan d’intégration et discuter plus en détail du rôle et des responsabilités.
Orientez le nouvel employé vers l’organisation par le biais d’une expérience d’orientation formelle ou informelle pour les nouveaux employés et assurez-vous qu’il sait comment trouver des informations et des ressources importantes, telles que des informations sur les avantages sociaux, le code de conduite, les calendriers et d’autres politiques. Si possible, invitez le nouvel employé à déjeuner pour lui donner l’occasion d’apprendre à vous connaître, ainsi que son ami et/ou d’autres membres de l’équipe.
Première semaine
Prenez le temps d’apprendre à connaître le nouvel employé, y compris son style de travail, ses préférences en matière de communication, ses aversions et ses motivations. Aidez-les à apprendre à vous connaître, vous et votre style de leadership, et définissez des attentes quant à la façon dont vous travaillerez ensemble. Assurez-vous que les objectifs d’apprentissage sont clairement définis et que le nouvel employé sait ce que l’on attend de lui au cours de ses premiers mois. Alignez-vous sur la façon dont les progrès seront mesurés.
En plus d’apprendre à effectuer leur travail, les nouveaux employés doivent apprendre où ils se situent dans l’entreprise par rapport aux autres fonctions du poste et comment leur rôle s’aligne sur la stratégie globale de l’entreprise.
Lorsqu’un nouvel employé comprend très tôt le fonctionnement de l’organisation, il peut plus facilement commencer à créer des réseaux dès le début. Et la création de réseaux solides leur permettra de voir avec qui ils doivent travailler pour faire avancer les choses.
La première semaine d’emploi est également le moment idéal pour engager les nouveaux employés dans des activités sociales. Mais gardez à l’esprit la personnalité de l’employé lors de la planification.
Par exemple, les personnes plus introverties peuvent être plus facilement submergées par les interactions avec de grands groupes et peuvent s’épanouir dans des réunions plus petites ou individuelles. Cependant, les personnes plus extraverties peuvent bénéficier ou préférer un rassemblement social plus important. Quel que soit leur type de personnalité, il est impératif que tous les nouveaux membres de l’équipe se sentent inclus au cours de leur première semaine de travail. Un programme DEI de haute qualité peut aider à s’assurer que les nouvelles recrues ont la possibilité de prendre un bon départ dans l’organisation.
Deuxième semaine et au-delà
La deuxième semaine et les suivantes doivent se concentrer sur la préparation de l’employé pour qu’il réussisse dans son travail à l’avenir. Tirez parti du plan d’intégration que vous avez créé pour les guider tout au long de leur apprentissage ; Cependant, n’oubliez pas de rester flexible et de leur permettre d’apprendre à leur propre rythme. Offrez des occasions de pratiquer l’application de nouvelles compétences dans un espace sûr (par exemple, pratique des compétences ou jeu de rôle) et partagez une rétroaction positive et développementale continue. Aidez-les à voir les erreurs (elles sont inévitables !) comme des opportunités d’apprentissage et de croissance.
Bien que les premières semaines de travail soient généralement consacrées à l’assimilation d’informations, offrir au nouvel employé des occasions de contribuer et d’ajouter de la valeur immédiatement peut être un excellent moyen de renforcer la confiance et de stimuler l’engagement. Envisagez de leur demander de faire des recherches et de partager des recommandations pour un projet d’équipe ou de partager leurs connaissances, leurs expériences antérieures et leur nouvelle perspective dans le cadre d’une initiative organisationnelle ou d’équipe. Reconnaissez la valeur qu’ils apportent à l’équipe, même s’ils sont encore en train de se familiariser avec leur nouveau rôle.
Plus de bonnes pratiques d’intégration pour la première année
Il est courant que les nouvelles recrues se sentent isolées, surtout si elles travaillent dans un environnement à distance ou hybride. Faites le point fréquemment avec les nouveaux employés au cours de la première année pour comprendre dans quelle mesure ils s’adaptent. La mise en place de ces vérifications dès le départ permet aux leaders de répondre à toutes les préoccupations du nouveau membre de l’équipe et de fournir un soutien continu. Les contacts doivent être fréquents au début et peuvent être ajustés au fur et à mesure que le nouvel employé s’acclimate à son rôle.
Les nouveaux employés peuvent également fournir des commentaires utiles sur les initiatives et les politiques de l’entreprise. Ils apportent souvent une nouvelle perspective sur l’entreprise et la culture d’entreprise et peuvent être plus susceptibles de soulever des problèmes culturels potentiels parce qu’ils n’ont pas établi de liens politiques qui empêchent souvent ce type d’ouverture. Sollicitez leurs commentaires sur le processus d’intégration et utilisez-les pour vous améliorer continuellement.
N’oubliez pas de célébrer les réussites et les jalons tout au long de leur première année ! Les nouveaux employés sont souvent confrontés à une courbe d’apprentissage abrupte, ce qui peut être à la fois difficile et frustrant. Reconnaître leur travail acharné et les encourager peut avoir un impact important.
L’importance de l’onboarding lorsque les employés se déplacent
N’oubliez pas que l’intégration et l’adaptation efficaces à un nouveau rôle peuvent se produire plusieurs fois lorsque les employés sont promus ou changent de rôle. Fournir un programme d’intégration révisé aux employés qui changent de rôle. Il n’est jamais bon de supposer qu’un employé actuel sait tout ce dont il a besoin pour un nouveau poste simplement parce qu’il travaille déjà pour l’entreprise.
L’importance de l’intégration pour la rétention des employés
Une expérience d’intégration de qualité est essentielle, tant pour les nouveaux employés que pour les employés qui changent de rôle. Sans un bon plan d’intégration, il sera difficile pour vos nouveaux employés de réussir rapidement.
Mais en réalité, sans un bon plan d’intégration, les nouveaux employés auront du mal à réussir. Et lorsque les gens ne sont pas engagés dans leur travail, ils sont plus susceptibles de partir. L’importance de bien intégrer les membres de votre équipe est essentielle pour les fidéliser.
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Lauren Resk est consultante en apprentissage et développement au sein de l’équipe mondiale des services aux personnes de DDI. Lorsqu’elle ne soutient pas la croissance et le développement des dirigeants et des associés de DDI, vous la trouverez probablement en train d’explorer un nouveau projet créatif ou de passer du temps à l’extérieur avec ses deux chiens Maui et Bennett.
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