5 façons dont les leaders peuvent améliorer la communication sur le lieu de travail

Selon le Global Leadership Forecast 2023 de DDI, lorsque les leaders estiment que les leaders de leur entreprise ont des compétences interpersonnelles inefficaces, ils sont 3,5 fois plus susceptibles de dire qu’ils veulent partir dans l’année. Cette recherche montre à quel point une communication efficace est importante pour retenir les employés talentueux. Il constitue également un argument solide en faveur du développement des compétences en communication des leaders . Dans ce blog, nous allons passer en revue ce à quoi peut ressembler une communication inefficace et proposer un cadre pour améliorer la communication sur le lieu de travail.

La communication sur le lieu de travail a mal tourné

Dans les bureaux animés d’une start-up technologique, Alex, un développeur de logiciels talentueux, était dévoué et passionné par la création de solutions innovantes pour l’entreprise.

Cependant, la communication entre Alex et leur manager, Kim, était tendue. Les ennuis ont commencé lorsque l’équipe s’est vu confier un projet à enjeux élevés avec des délais serrés. Kim, bien que bien intentionné, pourrait être un microgestionnaire. Elle communiquait souvent ses attentes d’une manière qui laissait peu de place à la clarification.

Au fur et à mesure que le projet avançait, les instructions de Kim devenaient de moins en moins claires, ce qui causait de la frustration à Alex. Tentant d’obtenir des éclaircissements, Alex a organisé plusieurs rencontres en tête-à-tête avec Kim. Mais ces rencontres n’ont fait qu’aggraver le problème. Kim, submergée par son travail, a rejeté les préoccupations d’Alex à la hâte, les laissant se sentir non entendus et sous-estimés.

Le point de rupture s’est produit lors d’une réunion cruciale du projet. Kim a critiqué le travail d’Alex devant toute l’équipe sans fournir de commentaires constructifs ni reconnaître leurs efforts. Cette réprimande publique a non seulement humilié Alex, mais a également montré un manque de confiance.

Se sentant aliéné et découragé, Alex a décidé qu’il était temps de quitter l’entreprise. La mauvaise communication et le manque de soutien perçu de la part de la direction sont devenus trop importants. Alex a démissionné, laissant un vide dans l’équipe qui aurait pu être évité avec une communication efficace et empathique.

Pourquoi une communication efficace sur le lieu de travail est-elle importante ?

Dans tout arrangement de travail, qu’il soit virtuel, en personne ou hybride, une communication efficace est la pierre angulaire du succès. Il renforce la confiance, favorise l’engagement des employés, réduit les conflits, rationalise la collaboration et améliore la productivité. Les gestionnaires qui partagent les attentes en matière de travail dès le départ minimisent la confusion et les malentendus frustrants.

Cela est particulièrement important dans les environnements virtuels, où les responsables ne peuvent pas s’appuyer sur des indices non verbaux, tels que le langage corporel, les expressions faciales et le ton, dans la même mesure qu’en personne.

5 façons d’aider vos leaders à améliorer la communication sur le lieu de travail

Les professionnels des RH et de la formation et du développement peuvent doter les leaders des compétences nécessaires pour cultiver une culture de communication efficace et ouverte sur le lieu de travail.

Les 5 principes clés de DDI pour des interactions efficaces constituent un cadre fondé sur des données probantes pour mettre les leaders sur la voie du succès. Pour cette raison, ils devraient être la base de toute stratégie de communication réussie.

Quels sont les 5 principes clés de DDI pour une communication efficace ?

Les principes clés de DDI servent de cadre puissant pour façonner une culture organisationnelle de respect, d’inclusion et d’empathie. Ils vont au-delà des actions individuelles, créant collectivement un environnement de travail psychologiquement sûr.

Lorsque les leaders utilisent des principes clés, ils cultivent un milieu de travail sûr, collaboratif, respectueux et confiant pour que les employés puissent donner le meilleur d’eux-mêmes et s’épanouir. Pour être de bons communicateurs en milieu de travail et favoriser une culture d’entreprise positive, les leaders doivent :

• Maintenir et améliorer l’estime de soi.
• Écoutez activement et répondez avec empathie.
• Demandez de l’aide et encouragez la participation.
• Instaurez la confiance en partageant vos pensées, vos sentiments et votre raisonnement.
• Renforcez l’appropriation en fournissant un soutien sans vous déresponsabiliser.

1. Maintenir ou améliorer l’estime de soi

Lorsque les employés se sentent respectés et valorisés, ils ont également tendance à être plus motivés et engagés dans leur travail. Une haute estime de soi rend les employés plus susceptibles de partager les responsabilités, de relever les défis, de s’adapter au changement et de proposer de nouvelles solutions. S’il est essentiel de maintenir l’estime de soi d’un membre de l’équipe s’il est aux prises avec de faibles performances, il est également essentiel d’améliorer l’estime de soi en reconnaissant l’excellent travail.

Exemple #1 : Maintenir l’estime de soi dans une conversation peu performante

Les leaders doivent réfléchir au bon moment et au bon cadre pour les conversations sur les faibles performances. Assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour discuter pleinement du défi et des prochaines étapes dans un cadre neutre et confortable. Commencez par reconnaître les forces et les contributions de l’employé et mettez en évidence des exemples précis où le travail de l’employé a eu un impact positif sur l’équipe :

« Sam, j’apprécie ton dévouement et les efforts que tu as déployés dans notre récent projet. Votre souci du détail et votre créativité ont été précieux pour l’équipe.

Ensuite, il est important de partager les observations de manière non conflictuelle. Utilisez des exemples spécifiques pour illustrer vos préoccupations, en mettant l’accent sur les comportements plutôt que sur les attributs personnels :

« J’ai remarqué que les délais de certains projets ne sont pas respectés et que la qualité de votre travail semble avoir diminué. Je veux comprendre s’il y a des défis auxquels vous êtes confrontés.

Les leaders doivent impliquer l’employé en lui demandant son point de vue. Cela favorise un sentiment d’appartenance et encourage une communication ouverte.

« J’aimerais savoir ce que vous pensez de ce qui pourrait être à l’origine de ces difficultés. Y a-t-il quelque chose qui vous empêche de respecter les délais ou de donner le meilleur de vous-même ?

Les leaders ne doivent pas oublier d’offrir du soutien et des ressources pour aider l’employé à :

« Je veux vous aider à surmonter tous les obstacles. Avez-vous besoin de ressources ou d’aide supplémentaire ? Travaillons ensemble pour trouver des solutions qui peuvent vous aider à retrouver votre niveau de performance habituel.

Ensuite, concluez en réaffirmant la valeur de l’employé et exprimez votre confiance en sa capacité à vous améliorer :

« Sam, tes contributions sont essentielles, et je crois en ta capacité à surmonter ces défis. Travaillons ensemble pour nous assurer que vous avez ce dont vous avez besoin pour réussir.

Exemple #2 : Améliorer l’estime de soi lors d’une conversation de reconnaissance

Bien que de nombreux leaders soient conscients de l’importance d’avoir des conversations avec leurs employés au sujet des faibles performances, les conversations visant à reconnaître le bon travail sont souvent négligées. Cependant, ces types de conversations sont tout aussi importants.

À l’instar d’une conversation peu performante, le bon moment et le bon cadre sont importants pour une conversation de reconnaissance afin de garantir la confidentialité et la concentration. Commencez la conversation en soulignant les réalisations et les comportements spécifiques qui ont contribué au succès de l’équipe :

« Emily, je voulais prendre un moment pour souligner votre performance exceptionnelle récemment. Votre souci du détail et votre capacité à respecter des délais serrés sur le dernier projet ont été vraiment louables.

Les leaders doivent également établir un lien entre les contributions de l’employé et les objectifs plus larges et le succès de l’équipe ou de l’entreprise :

« Votre souci du détail a non seulement assuré la qualité, mais a également joué un rôle majeur dans le respect des jalons de notre projet, ce qui est crucial pour le succès global de notre équipe. »

De plus, il est important d’exprimer son appréciation pour les qualités et les contributions uniques de l’employé afin de s’assurer qu’il est conscient que ses efforts sont appréciés :

« J’apprécie votre engagement envers l’excellence. Votre éthique de travail et votre attitude positive créent une atmosphère motivante au sein de l’équipe.

Enfin, les leaders devraient encourager les employés à poursuivre leur travail exceptionnel et exprimer leur confiance en leur capacité d’apporter des contributions positives continues :

« Je tiens à vous encourager à poursuivre ce travail fantastique. Vos contributions font partie intégrante du succès de notre équipe, et je n’ai aucun doute que vous continuerez d’exceller.

En reconnaissant les réalisations d’un employé, les leaders renforcent une culture d’appréciation au sein de leur équipe, ce qui peut motiver et renforcer l’engagement envers l’excellence continue.

2. Écoutez et répondez avec empathie

Être à l’écoute est une compétence clé en matière de leadership. Cela nécessite une combinaison d’empathie, de patience et d’engagement actif. En tant qu’auditeur doué, les leaders doivent être conscients des signaux verbaux et non verbaux, créant ainsi un environnement où les individus se sentent entendus et valorisés.

En d’autres termes, le leader doit utiliser son intelligence émotionnelle (QE). Lorsqu’un employé exprime ses émotions, un leader doté d’une grande capacité d’écoute et d’un QE élevé entend les mots et reconnaît les sentiments sous-jacents. Communiquer d’une manière qui reconnaît les émotions et démontre la compréhension aide les leaders à tisser des liens interpersonnels solides. Cela leur permet également de répondre efficacement aux préoccupations. Cela renforce la confiance, la compréhension et la collaboration.

Il y a cependant un hic. La complexité des émotions fait qu’il est presque impossible de toujours bien faire les choses. Vous pensez peut-être savoir ce que ressent quelqu’un en vous basant sur la situation et votre interprétation de sa communication verbale, mais ce n’est peut-être pas du tout ce qui se passe pour lui. C’est pourquoi, après avoir exprimé de l’empathie, il est crucial de faire une pause et de permettre à l’employé de corriger ou de clarifier ses émotions.

Dans les interactions en face à face, l’attention portée aux indices non verbaux, tels que les expressions faciales, le ton et le langage corporel, offre également des informations précieuses. L’utilisation d’outils tels que la formule d’empathie fournit une approche structurée pour exprimer l’empathie. Cela vous aide à mieux comprendre le paysage émotionnel d’une conversation.

La formule de l’empathie fonctionne comme suit :

« On dirait que vous vous sentez [à cause de/à propos de [fait]. »

Cela n’a pas besoin d’être dit exactement comme ça. Chaque leader devrait trouver son propre style en utilisant la formule de l’empathie. Quelle que soit la façon dont vous utilisez la formule de l’empathie, l’objectif est de bien comprendre ce que ressent l’employé et ce qui le fait ressentir cela.

3. Demandez de l’aide et encouragez l’implication

Encourager l’implication et solliciter l’avis des employés est un moyen puissant de libérer le plein potentiel d’une équipe. En recherchant activement leurs pensées et leurs opinions, les leaders exploitent non seulement l’intelligence collective au sein du groupe, mais inculquent également un sentiment d’appartenance et d’engagement.

Lorsque les gens sentent que leurs idées contribuent à la vision et aux objectifs globaux, ils s’investissent davantage dans la réussite des projets qu’ils entreprennent. La clé réside dans la libération de ces idées par le biais de questions réfléchies et ouvertes. Les plus efficaces commencent par « quoi », « comment », « pourquoi » ou « qui ». Les questions structurées de cette manière incitent les membres de l’équipe à partager des idées, des suggestions et de nouvelles solutions.

Quelques exemples :

• « Selon vous, quelle approche serait la plus efficace pour relever les défis de ce projet ? »
• « Comment mettriez-vous en œuvre cette nouvelle initiative pour en maximiser l’impact ? »
• « Pourquoi pensez-vous que cela pourrait être amélioré, et quelles suggestions avez-vous pour l’améliorer ? »
• « Selon vous, qui serait le meilleur collaborateur, et pourquoi ? »
• « Comment pourrions-nous améliorer notre communication pour nous assurer que la voix de chacun est entendue et que les idées sont partagées ? »
• « Pourquoi cet objectif est-il important pour vous, et quelles idées avez-vous pour l’atteindre ? »

Cette approche inclusive crée un environnement collaboratif. Cela permet également de s’assurer que les idées proviennent de ceux qui feront partie intégrante de leur exécution, ce qui renforcera l’engagement et augmentera les chances de succès.

4. Instaurez la confiance en partageant vos pensées, vos sentiments et votre raisonnement

L’instauration d’un climat de confiance au sein d’une équipe est un processus nuancé qui implique de la transparence et de la vulnérabilité. Une stratégie éprouvée pour établir la confiance consiste à être prêt à divulguer vos pensées, vos sentiments et votre raisonnement, même lorsque cela peut être difficile.

Les leaders qui expliquent le « pourquoi » de leurs décisions et de leurs idées créent une base de compréhension. Cette honnêteté, même dans les situations difficiles, crée de l’authenticité et de l’ouverture. En permettant aux membres de l’équipe de voir leurs processus de pensée, les leaders font preuve d’un niveau de vulnérabilité qui renforce leur leadership. Cette authenticité trouve un écho auprès des employés, ce qui les rend plus susceptibles de partager leurs points de vue et leurs préoccupations.

En créant une culture de communication ouverte, les leaders établissent la confiance et jettent les bases d’une résolution collaborative des problèmes et d’une réussite partagée.

Cela pourrait ressembler à quelque chose comme :

« J’ai entendu dire que vous vous inquiétiez de la nouvelle stratégie commerciale. Pour être honnête, j’étais aussi inquiet jusqu’à ce que j’en comprenne les raisons. Laissez-moi les partager avec vous.

Ou:

« Je peux comprendre que vous soyez frustré que j’aie délégué ce travail à quelqu’un d’autre. Laissez-moi vous expliquer pourquoi j’ai pris cette décision.

En partageant ouvertement leurs pensées et leurs sentiments, les leaders créent un environnement de confiance et de collaboration.

5. Renforcer l’appropriation en fournissant du soutien

La délégation est une compétence avec laquelle de nombreux leaders ont du mal. Il peut être tentant d’intervenir et de prendre en charge une tâche ou une affectation lorsque des défis se présentent. Parfois, les leaders pensent qu’ils peuvent accélérer le processus parce qu’ils ont plus d’expérience que les membres de leur équipe. Cependant, cette approche peut par inadvertance diminuer la confiance des membres de leur équipe.

Une stratégie plus efficace consiste à offrir un soutien à la réussite tout en gardant la responsabilité avec les personnes impliquées. Cette approche crée non seulement un sentiment d’appartenance à la mission, mais contribue également à son développement professionnel. Les leaders peuvent apporter leur soutien en offrant des conseils, des ressources et du mentorat. Des vérifications régulières et une communication ouverte garantissent que les membres de l’équipe se sentent soutenus tout en conservant leurs responsabilités. Il est également important que les leaders expriment leur confiance dans la capacité des membres de leur équipe à s’approprier.

Cela pourrait ressembler à ceci :

« Je sais que vous serez en mesure de trouver une solution. Si vous avez besoin que je sois une caisse de résonance pour vos idées, nous pouvons organiser une réunion.

« Je suis convaincu que vous ferez un excellent travail en terminant cet argumentaire de vente. Si vous avez besoin de données pour étayer votre cas, je peux vous mettre en contact avec la bonne personne.

Cette approche crée un environnement collaboratif et responsabilisant, encourageant la croissance et l’autonomie des membres de l’équipe.

Vous voulez en savoir plus ? Lisez notre blog sur la façon dont les leaders peuvent instaurer la confiance : 7 façons dont les meilleurs leaders instaurent la confiance sur le lieu de travail

Stephanie Scherle est consultante associée chez DDI. Lorsqu’elle n’aide pas les clients à tirer le meilleur parti des solutions de DDI, vous la trouverez très probablement à la recherche des nouveaux venus sur la scène de la restauration londonienne, car elle est extrêmement passionnée par la bonne nourriture.