Terminer une journée tardive à notre bureau de Londres, m’asseoir dans un pub au moment où j’écris ces lignes, et trouver une fin à ma journée. Étant basé aux États-Unis, ma journée n’est pas tout à fait terminée. C’est parce que je suis responsable de la gestion d’une équipe géographiquement dispersée.
Tout d’abord, je m’enregistre à la maison. Ce n’est probablement pas très différent de ce que font les autres. J’ai aidé mon plus jeune enfant à faire ses devoirs (ce qui, de manière embarrassante, était plus difficile que la plupart de ce que je faisais pendant la journée). Et puis j’ai fait un rapide check-in avec ma mère de 80 ans, récemment veuve.
Deuxièmement, j’ai répondu aux courriels américains qui sont arrivés tout au long de la journée. La façon dont je gère une équipe dispersée géographiquement ne diffère pas beaucoup entre la famille et le travail. De manière holistique, ils se nourrissent ensemble, quel que soit l’aspect que je gère.
Après 30 ans, j’ai pu partager BEAUCOUP d’histoires, d’une dinde de Thanksgiving abattue à l’extérieur de ma fenêtre lors d’un appel avec un client européen, à la prise d’appels tard dans la soirée avec mes partenaires asiatiques. (Les appels tardifs se déroulaient généralement pendant l’une des activités sportives du soir de mon enfant où je devais me surprendre pour m’assurer que j’étais en sourdine pendant que j’applaudissais ou, dans mon cas, que je donnais du fil à retordre à un officiel.)
Je pourrais vous dire à quelle heure je commence ma journée et quand j’ai l’habitude de finir mes journées, mais pas de pitié ici. Certes, le partage de mes heures de travail n’aidera pas à partager les meilleures pratiques pour gérer une équipe géographiquement dispersée. Tout le monde travaille dur et de longues heures.
Cependant, ce que je peux partager, ce sont des réussites dans la gestion d’équipes virtuelles (et dans certains cas même de la famille) à travers le monde. En un mot, ce que j’ai constaté, c’est que la communication, l’unité d’équipe, la confiance et la flexibilité sont essentielles au succès de la gestion d’équipes à distance.
Les équipes géographiquement dispersées sont là pour rester
Au cours des dernières décennies, la mondialisation a été une stratégie de croissance pour de nombreuses organisations. Le potentiel de croissance du marché, la réduction du coût de la main-d’œuvre et un meilleur accès aux matériaux ont contribué à cet attrait.
Une enquête menée en 2019 par la Society for Human Resource Management (SHRM) a fait état de résultats positifs résultant de la mise en place d’équipes internationales, dont le partage des connaissances, l’augmentation de la diversité des entreprises, la créativité, la productivité, la flexibilité et l’inclusion. Avec ces tendances croissantes, les leaders ont commencé à faire face à une nouvelle tâche consistant à gérer des équipes géographiquement dispersées. Ajoutez à cela une pandémie, et bien maintenant, cela a augmenté de manière exponentielle les opportunités pour les entreprises d’opérer à distance et de rechercher des talents à l’échelle mondiale.
Les organisations ne sont plus contraintes à un siège social. Et maintenant, ils profitent de l’embauche basée sur les connaissances et non sur le terrain. Bien que cela élargisse les possibilités d’un bassin de talents plus diversifié, cela ajoute un niveau de complexité au leadership.
Défis liés à la gestion d’équipes géographiquement dispersées
La gestion transfrontalière est très différente de la gestion d’une équipe colocalisée. Les conversations quotidiennes impromptues en face à face qui aident à établir des relations sont inexistantes. Les équipes à distance opèrent dans des cultures, des horaires de travail différents (avec des jours de travail et des jours fériés différents) et plusieurs fuseaux horaires.
Ainsi, pour beaucoup, le leadership virtuel peut être intimidant. Comment un leader peut-il maximiser le potentiel de l’équipe, établir des relations et créer une unité au sein de l’équipe ? Que votre implication au sein d’équipes géographiquement dispersées remonte à il y a 20 ans ou aujourd’hui, il n’y a pas grand-chose de définissant ce que c’est.
Cependant, après 30 ans de travail avec des équipes géographiquement dispersées et plus de 20 ans à les gérer, je peux partager quelques-uns des « comment » qui font leur succès. La solution ne fonctionne pas une journée de 20 heures commençant à 4 heures et se terminant à minuit. Même avec la motivation et l’endurance les plus élevées, il est clair que ce n’est pas une réponse durable, alors éloignons-nous de l’idée que ne pas dormir est une meilleure pratique.
Bonne pratique #1 : Répondre aux besoins personnels des gens
Je pense que personne ne dirait que la communication est essentielle à la gestion d’une équipe. Mais combinez-le avec de multiples géographies et cultures et le défi s’émulsionne. Nous devons penser à une communication efficace, car la communication n’est pas unilatérale et comporte plusieurs niveaux.
Selon des études, 55 % de la communication se fait par le langage corporel, avec seulement 10 % de la communication par les mots et 30 à 35 % par le ton. Être un bon leader est déjà assez difficile. Mais comment diable pouvez-vous communiquer efficacement lorsque notre temps en face à face est limité ou en vidéo lorsque nous gérons une équipe à l’échelle mondiale ? Il est difficile d’observer les indices du langage corporel lorsqu’il y a plusieurs personnes dans de petites boîtes carrées sur un écran pas si grand.
Mais pire encore, qu’en est-il des gens qui ne font tout simplement pas de vidéo ? Pourquoi ne peuvent-ils pas activer leur vidéo ? Quoi qu’il en soit, je m’égare.
En fin de compte, vidéo ou non, en personne ou non, avec la communication, vous devez répondre aux besoins personnels des gens. Bien que nous puissions manquer des indices de langage corporel dans un monde virtuel, nous pouvons toujours répondre aux besoins de communication personnels de base qui sont si essentiels à une communication efficace.
Faites une pause pendant une minute et réfléchissez à ce dont les gens ont besoin à un niveau personnel. Qu’attendez-vous de la communication ? La plupart veulent se sentir valorisés, entendus, qu’ils sont impliqués dans les décisions et qu’ils sont, individuellement, importants.
Cinq principes clés pour vous aider à gérer la communication
Par exemple, lorsque vous travaillez avec une équipe dispersée dans le monde entier, la communication n’est pas toujours partagée en même temps. En tant que leader, vous devez tenir compte de ce que les gens ressentiront s’ils reçoivent une communication importante plusieurs heures, voire un jour plus tard que les autres membres de leur équipe. Être toujours le dernier à entendre les mises à jour de l’organisation et ne pas être « au courant » n’est pas agréable.
Ou si les jours fériés d’autres pays sont systématiquement reconnus, mais que les jours fériés locaux d’un membre de l’équipe sont négligés, cela peut augmenter les sentiments de malaise et donner un sentiment d’exclusion. Un leader sensibilisé à ces nuances augmente la valeur qu’un membre de l’équipe ressent, surtout s’il gère une équipe virtuelle qui n’est pas colocalisée.
De plus, la distance géographique limite la capacité des membres de l’équipe à nouer des relations et à renforcer les partenariats. Les relations se nouent et se développent naturellement lorsque les membres de l’équipe sont présents ensemble dans le même bureau. Le manque de communication peut naturellement s’aggraver en problèmes de confiance. Et avec le travail à distance, les opportunités individuelles de connecter une équipe internationale diminuent.
Il est essentiel de mettre davantage l’accent sur la communication dans la formation et la gestion des membres de l’équipe à distance. Il existe cinq principes clés qui peuvent vous aider à gérer vos communications :
- Maintenir ou améliorer l’estime de soi.
- Écouter et répondre avec empathie.
- Demandez de l’aide et encouragez la participation.
- Partagez vos pensées, vos sentiments et votre justification (pour établir la confiance).
- Fournir un soutien sans enlever la responsabilité (pour renforcer l’appropriation).
Une bonne communication aidera à établir une relation de confiance avec l’équipe. Réfléchissez à vos propres expériences personnelles où quelqu’un a amélioré votre estime de soi ou a fait preuve d’empathie envers vous. Ils n’ont peut-être pas vécu ce que vous partagiez, mais ils vous ont écouté. Ils ont « sympathisé » avec vous, en prenant soin de ne pas sympathiser.
Personne ne veut éprouver de la pitié de la part d’un dirigeant ou que quelqu’un ait pitié de lui. Par exemple, il peut s’agir d’une déclaration telle que : « Je comprends votre frustration » ou « Je peux comprendre que ce soit difficile ». Cela montre de la compassion, mais pas de la sympathie.
Bonne pratique #2 : Renforcer l’unité de l’équipe
S’unir autour d’un objectif commun est vital pour toute équipe (ou famille). Sans unité, les performances seront caduques. De plus, les équipes dispersées dans le monde entier ont un risque accru de sentiment d’isolement et de limitation de la concentration sur les activités ou les objectifs individuels.
Oui, l’unité est beaucoup plus facile à créer lorsque les membres de l’équipe se trouvent dans le même bureau, où ils ont quotidiennement la possibilité de répondre rapidement aux questions dans une approche « juste à temps ». Pour un leader international, il peut être difficile d’observer le moral ou les conflits entre les membres de l’équipe à distance.
La dynamique interne est essentielle au succès d’une équipe. Il s’agit notamment de créer un objectif commun, une collaboration productive et un état d’esprit axé sur la croissance. Une dynamique d’équipe endommagée peut entraîner une déconnexion au sein de l’équipe et une méfiance, ce qui affecte finalement les performances globales.
Lorsque vous gérez des équipes dispersées géographiquement, vous devez porter une attention particulière à la dynamique d’équipe et à l’unification de l’équipe autour d’un objectif commun. L’utilisation des cinq principes clés de communication dont j’ai parlé ci-dessus permet d’ouvrir un dialogue à la fois dans les discussions individuelles et dans les discussions d’équipe.
Encore une fois, le sentiment d’être réellement écouté, et quand quelqu’un a de l’empathie pour vous, vous pensez : « Wow, ils me comprennent. » Cela facilite un dialogue plus ouvert pour qu’une discussion puisse passer à la demande d’aide, à l’encouragement de la participation et au partage de pensées, de sentiments et de justifications.
Conseils pour fédérer les équipes
Il y a aussi quelques bases simples qui aident à rassembler l’équipe. Par exemple, adapter les réunions à distance aux fuseaux horaires locaux. Qu’il s’agisse de réunions individuelles ou d’équipe, vous devez vous assurer qu’il y a un compromis et que les réunions ne sont pas toujours à la convenance de la majorité ou des heures de bureau standard du leader.
Mon équipe, répartie dans le monde entier, organise un « stand-up » agile trois fois par semaine et le temps est positionné pour travailler dans plusieurs pays. Travailler sur plusieurs continents peut être délicat, mais il existe de nombreux sites de planification de réunions qui facilitent la planification de plusieurs fuseaux horaires.
De plus, lors de la création de la dynamique d’équipe, permettez aux membres de l’équipe d’avoir quelques minutes de dialogue avant de commencer l’ordre du jour de la réunion. Prenez quelques minutes pour poser des questions sur les domaines significatifs où il pourrait y avoir un point commun à partager. Bien qu’il soit important de rester sur la bonne voie, il est également important de se connecter, de sourire et de rire. Par exemple, dans certains articles que j’ai lus sur ce sujet, l’un d’entre eux suggérait que le leader se joigne à nous avec quelques minutes de retard pour donner à l’équipe le temps de « tirer la brise ».
Dans nos « stand-ups », alors que nous passons en revue les mises à jour de chacun des membres de l’équipe virtuelle mondiale, ma dernière question pour tout le monde est : « Y a-t-il des blocages ? » En tant que chef, il est de mon devoir d’aider à éliminer tous les obstacles qui limitent leur efficacité à faire leur travail. Et, dans le cadre de notre culture d’équipe, nous collaborons pour aider à résoudre tout ce qui se dresse sur notre chemin.
Cela a permis d’augmenter considérablement les performances et la productivité de l’équipe en résolvant les problèmes par le biais du partage des connaissances et des expériences des autres. Les idées générées dans le cadre de ce processus ont permis d’améliorer le travail d’équipe au sein de cette équipe virtuelle. L’équipe est également devenue beaucoup plus agile pour résoudre rapidement les blocages.
L’amélioration des compétences des leaders est essentielle
Dans ce nouveau monde, quelle que soit sa définition, la réalité est qu’il a changé et qu’il continuera d’évoluer. L'« ancienne » façon de diriger n’est que cela.
La mondialisation, le travail hybride et le travail à distance sont tous de nouvelles façons de travailler. Les leaders devront comprendre les nuances de la gestion réussie d’équipes géographiquement dispersées. Ils doivent également apprendre à s’adapter pour créer de la cohésion d’équipe et de la réussite.
La communication est essentielle à la gestion réussie d’une équipe dispersée à l’échelle mondiale. C’est aussi un tremplin pour renforcer l’unité de l’équipe et la confiance au sein de l’équipe.
Mais il ne faut pas oublier la flexibilité et la patience. Il s’agit d’une troisième bonne pratique que j’utilise sur la base de cette pratique depuis 30 ans. La flexibilité, c’est quand je prends un appel pendant leurs heures de travail plutôt que d’en prendre un pendant les miennes. Et la patience des deux parties pour faire face aux problèmes technologiques reste cruciale.
Enfin, il incombe aux entreprises de veiller à ce que des équipes dispersées à l’échelle mondiale soient gérées avec succès. Ils doivent donner à leurs leaders les compétences et le développement nécessaires pour diriger des équipes dispersées dans un monde en constante évolution.
Pour en savoir plus sur la gestion d’équipes géographiquement dispersées, téléchargez notre Guide ultime du leadership virtuel.
Lorraine Blackburn est directrice des partenaires licenciés de DDI et des opérations européennes de vente, de marketing et de gestion de projet. À ce titre, elle et ses équipes s’associent à des organisations d’élite pour aligner leurs compétences en matière de talents sur leurs stratégies d’affaires afin de créer un bassin durable et diversifié de leaders pour l’avenir. De plus, elle gère les opérations internes mondiales de DDI, qui comprennent la traduction et les relations avec les partenaires licenciés. Les partenaires licenciés de DDI représentent les solutions DDI au Japon, en Afrique du Sud, en Turquie, en Indonésie, au Chili et en Corée. Lorraine passe son temps libre à la plage, à regarder les courses du GNCC ou à travailler sur son doctorat.
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